Cómo resolver cinco problemas comunes de los procesos de trabajo

1. Sistemas que no se comunican entre sí

Según un estudio de IDC, más del 80% de los líderes empresariales trabajan con sistemas y aplicaciones que no se coordinan interna ni externamente entre sí. Como consecuencia, se hace imposible el seguimiento de documentos, el control de las versiones generadas acaba en pesadilla y los empleados pierden tiempo editando y reescribiendo la información.

Solución: implementar un sistema de gestión de documentos con procesos estandarizados. Hacerlo certificando que el software empleado permite el seguimiento de archivos. De acuerdo con IDC, solucionar este problema ha permitido a las empresas con éxito aumentar sus ingresos un 36% y reducir sus costos un 30%.

2. Dificultades de colaboración con equipos remotos

Según Gallup, el trabajador promedio teletrabaja dos días al mes. Antes de irrumpir la pandemia de la covid-19, muchos empresarios estimaban que la mitad de sus empleados teletrabajaría en 2020. Desde entonces, el número no ha hecho sino aumentar. La posibilidad de contratar  trabajadores en remoto otorga un mayor acceso al talento, pero también dificulta la comunicación.

Solución: organiza reuniones a través de videoconferencias y utiliza un software colaborativo que permita a los equipos trabajar sobre los documentos simultáneamente durante y tras la cita. Se ha de acompañar con el uso de impresoras multifuncionales para subir documentos, hojas de cálculo y gráficas a las carpetas online de acceso compartido.

3. Reuniones interminables

Según un estudio de Atlassian, en torno a la mitad de las reuniones son entendidas como pérdidas de tiempo, y para los empleados supondrían 31 horas mensuales de improductividad. El 45% de los implicados se sienten abrumados por la cantidad de reuniones a las que deben asistir, y casi la mitad afirma que representan la mayor pérdida de tiempo en la oficina. El estudio cifra en 37.000 millones de dólares anuales las pérdidas de empresas estadounidenses en costos salariales.

Solución: apela a la inteligencia clasificando a tus empleados conforme a los conocimientos que tienen que adquirir. Tras eso, limita la asistencia a las reuniones; deberán participar solo aquellos para los que el tema sea crucial para desempeñar sus funciones. Contacta por anticipado con los responsables de la toma de decisiones para ahorrar tiempo, y valora implementar tanto encuentros de pie como días sin reuniones.

También puedes ahorrar tiempo y dinero agilizando el proceso de documentación. Si dispones de impresoras multifuncionales modernas, podrás interactuar directamente con sistemas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Evernote. Envía por adelantado los archivos y hojas de cálculo de los asistentes a la reunión. De esa forma acudirán mejor preparados y los encuentros serán más breves y/o productivos.

4. Procesos de facturación demasiado lentos

Las facturas requieren diferentes fases de aprobación y los sistemas basados en papel le ralentizan. Los empleados pierden demasiado tiempo buscando documentos, nadie parece saber en qué punto del proceso de pago se encuentra y los proveedores se frustran.

Solución: escanea las facturas en tu impresora multifuncional y envíalas directamente al departamento de finanzas para su revisión y aprobación a través de un sistema digital.

¿No sabes cómo hacerlo? Ponte en contacto con el fabricante o distribuidor autorizado al que le has arrendado o comprado tu impresora multifuncional. Ellos podrán mostrarte cómo utilizar tu impresora y otras funciones avanzadas para mejorar la eficiencia de tu empresa.

Este sistema digitalizado te permite hacer un seguimiento del proceso de facturación evitando que los responsables de la contabilidad pierdan el tiempo con los formularios clásicos. Eliminarás además los errores que se producen en el proceso manual. A largo plazo, un sistema digitalizado puede llegar a mostrar  ineficiencias y tendencias de gasto, entregándote una respuesta clara a la cuestión de la mejora de procesos.

5. Información desaparecida cuando más se necesita

Sabes que los datos que buscas para esa presentación de PowerPoint están en el correo o en alguna carpeta compartida, pero ¿en cuál de todas? Los necesitas de forma urgente y llamas al departamento de TI para que te ayuden, pero están demasiado ocupados y no pueden atenderte.

Solución: crea diferentes destinos de escaneo desde tu impresora multifuncional. No necesitas la ayuda de personal IT para hacerlo. De esta forma podrás recibir directamente el material en tu smartphone u otro dispositivo de acceso remoto. Podrás también usar tu teléfono para hacer fotografías, escanear códigos de barras o transferir archivos y enviarlos a una carpeta compartida para que otros usuarios puedan acceder a ellos.

El tiempo es demasiado valioso como para perderlo con procesos de trabajo desorganizados. Asegúrate de que el sistema de tu oficina esté actualizado y capacita a los empleados para que los utilicen correctamente. Recuerda que una buena compañía tecnológica siempre tiene a sus técnicos disponibles para ofrecer asistencia y entrenamiento según lo requiera la optimización de la eficiencia.

Cuando se conocen en profundidad los recursos de los que se dispone, es sencillo aplicar cambios para aumentar la productividad y mejorar los resultados.